Как написать срок хранения личного дела

Как написать срок хранения личного дела

Как написать срок хранения личного дела

Обучение бухгалтеров, юристов и руководителей

Оформление личного дела и сроки хранения

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение.

Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации.

Лист-заверитель имеет форму, установленную «Основными правилами работы архивов организаций» (см. пример 4).

Количество листов указывается цифрами и прописью, причем сначала пишут количество листов дела, затем ставят знак «+» и количество листов внутренней описи.

Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи. Это могут быть:

  • литерные и пропущенные номера;
  • наклеенные листы (если их нет, ставится прочерк);
  • номера конвертов с вложенными документами и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается сотрудником, который ее составлял.

В тех случаях, когда в оформленное дело вносят какие-либо изменения (в состав или состояние дела, в случае повреждения, замены подлинных документов копиями и т.д.), составляется акт, изменения вносят в лист-заверитель со ссылкой на акт.

Наш адрес: 603001, г.

Нижний Новгород, Нижневолжская наб., 9а

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

Срок хранения — 75 лет; не изменился . Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу , созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г.[1], хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ): Кто относится к категории государственных служащих, не являющихся гражданскими служащими?

К этой категории относятся граждане, находящиеся на: военной службе.

Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России); федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.

Рекомендуем прочесть:  Почему рубль резко упал

Образец грамотного оформления личного дела сотрудника

В примечании, как правило, указывается какой документ используется — копия или оригинал.

Как ведется? Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек. Сроки хранения дел:

    личные дела сотрудников хранятся до 75 дней; личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;

Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.

Порядок оформления Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу: Хранение личных дел можно производить такими способами: В алфавитном порядке.

Онлайн журнал для бухгалтера

  1. 50 лет, если делопроизводство завершено после 01.01.2003 года.
  2. 75 лет, если делопроизводство завершено до 01.01.2003 года;

Когда данный срок хранения архивных документов истёк, закон предписывает провести экспертизу их ценности и далее решить: оставить на своём месте или уничтожить.

Соблюдайте 3 важных правила: Особые случаи Учтите, что в законе есть оговорка.

Так, указанные сроки не применяют, если действующими перечнями архивных документов для документов по составу установлен другой период хранения.