Как написать деловое письмо с просьбой

Как написать деловое письмо с просьбой

Самые общие рекомендации, которые можно дать в помощь составителю такого письма – придерживаться простого и краткого стиля изложения с обязательной конкретикой тех действий, которые необходимо выполнить, пример: «Прошу оказать содействие…», «Прошу Вас …» (далее указывается конкретное действие), «Надеюсь на Вашу поддержку в получении…» и т.п. Как правило, официальное письмо с просьбой излагается на фирменном бланке отправителя и по своей структуре включает такие разделы: реквизиты с указанием номера регистрации исходящей корреспонденции и даты создания письма; персональные данные автора корреспонденции (должность и ФИО); название письма, характеризующее суть просьбы; уважительное обращение к адресату послания, которое чаще всего начинается с «Уважаемый…»; суть просьбы с упоминанием действия, которое отправитель хочет инициировать своим обращением; в тексте письма в некоторых случаях уместно использование фразы о предположительно успешном решении дела, например «Заранее благодарим за проявленное участие…»; подпись автора письма-просьбы с указанием его данных.

Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы.

Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Рекомендуем прочесть:  Какие документы подаются на развод

Как составить письмо-просьбу

Письмо-просьба имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма и по своей форме практически идентично письму-запросу. Его оформление осуществляется на фирменном бланке организации.

Оно обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом.

Примеры фраз делового письма – просьбы

Обоснование просьбы:

  • В связи с…
  • Учитывая…
  • Ввиду…
  • Исходя из…
  • В целях…
  • На основании…
  • Согласно…
  • В соответствии с…

Текст просьбы:

  • Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить/проинформировать/срочно выслать …
  • Обращаемся к Вам с просьбой…
  • Просим Вашего содействия в…
  • Просим Вашего согласия на…
  • Также просим Вас….

Письмо-просьба требует написания письма-ответа.

Скачать

Будьте проще. В первом же абзаце письма укажите получателю причину вашего обращения к нему. В случае необходимости, дайте человеку, которому вы пишете, соответствующую информацию, чтобы помочь ему вспомнить вас.

Например, если вы пишете бывшему своему преподавателю, объясните, в каком году и на каком факультете вы у него учились.

В случае письма бывшему руководителю, напомните ему, когда вы работали с ними. Эти данные помогут получателю вашей просьбы вспомнить вас. Кратко объясните, что именно вы просите у него.

Если у вашей просьбы есть срок выполнения, то укажите его сразу после самой просьбы. Дайте читателю всю информацию, которая должна соответствовать вашей просьбе.

Добавьте любую вспомогательную информацию, которая может потребоваться получателю вашей просьбы.

Деловые письма

и т. п.

  • цель обращения
    1. Во избежание конфликтных ситуаций. и т. п.
    2. В целях скорейшего решения вопроса.
    3. В целях обеспечения безопасности прохождения груза.
    4. Для согласования вопросов.
    5. В целях выполнения распоряжения.
  • ссылки на основание для обращения
    1. На основании устной договоренности.
    2. Согласно протоколу о взаимных поставках.

      и т. п.

    3. В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
    4. На основании нашего телефонного разговора.
    5. Согласно постановлению правительства.
    6. В связи с обращением в наш адрес.
  • Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

    Правила написания и пример делового письма

    1.

    Деловое письмо оформляют на специальном фирменном бланке компании. В верхней части бланка должна содержаться информация: 1.1.

    название организации; 1.2. почтовый адрес; 1.3. телефон, факс, e-mail и web-сайт.

    Эта информация необходима для того, чтобы Адресат после прочтения смог бы быстро найти контакты для ответа или связаться с Отправителем.

    2. Поля делового письма – отступ слева 3 см необходим чтобы письмо можно было подшить в скоросшиватель, справа отступ – 1,5 см. Если Вы составляете текст на компьютере, то используйте стандартную форму страницы редактора Microsoft Word. 3. Размер шрифта должен быть одинаковым во всём тексте делового письма.

    Как правило, применяют стандартный шрифт Times New Roman с 12 размером (кеглем). Но если Вы знаете, что у Адресата плохое зрение, нелишним будет проявить заботу, увеличив размер шрифта.